100 лет назад, 1 июня 1918 года был принят Декрет Совнаркома РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», узаконивший принцип централизации управления архивным делом, согласно которому создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ) России. Архивы впервые в нашей стране были признаны на государственном уровне самостоятельными объектами хозяйствования.
95 лет назад, в мае 1923 года, на территории Прибайкалья было образовано Архивное бюро БМАССР при Управлении делами Бурревкома, а постановлением ЦИК и СНК БМАССР от 29 декабря 1923 года документальное богатство республики было объявлено достоянием народа, и была начата работа по созданию архивного фонда республики.
Архив – это не только архивные документы, это ценные сотрудники, выполняющие важную миссию сохранения документального исторического наследия. Каждый из нас осознает, что, зная прошлое, опыт, накопленный нашими прадедами, можно спроектировать и изменить будущее. Поэтому весь опыт, содержащийся в архивных документах, передающий из поколения в поколение, применяется, чтобы наш район был перспективным, и наша республика была могучей, сильной, признанной во всем мире.
Архив Окинского района – это память народа, история района. Многие годы архив собирает и хранит управленческие документы государственных и других учреждений, документы по личному составу, используемые для социальной защищенности граждан, личные архивы прославленных окинцев. Документы, необходимые для изучения истории развития района, его жизни, праздников и будней.
С образованием Окинского района в 1940 году и относится создание районного архива при хошисполкоме. В годы образования и становления Окинского аймака работа архивариуса налаживалась с большим трудом, одновременно она совмещалась с обязанностями заведующего бюро ЗАГСа. По имеющимся архивным документам, в частности в Книге приказов говорится о частой смене архивариусов. Обработку документов нашего района тех далеких 20-30-х годов вели секретари общего отдела, в дальнейшем заведующий ЗАГСа размещался в двухэтажном здании Дома Советов, в котором располагались тогда отделы исполкома, суд и прокуратура. Это здание находилось на территории ныне функционирующего РКДЦ. Дом Советов сгорел 10 апреля 1941 г., и многие исторические документы были уничтожены пожаром. После пожара здания Дома Советов архив и ЗАГС были перемещены в маленький амбар, который находился недалеко от райисполкома, на территории администрации района. В 1952 году ЗАГС и архив с паспортной службой находились в маленьком кабинете здания отделения милиции. В архиве начинает работать энтузиаст своего дела, энергичная, ответственная на своем посту Лидия Жалсараевна Замбалова, которая работала с перерывами на этой должности до выхода на заслуженный отдых.
С 1957 года архив переместили в здание райисполкома (ныне здание интерната ОСОШ). Это здание и еще два дома по улице Советской были перевезены по льду из Боксонской заставы. В декабре 1957 г. архивариусом назначается Торопчина Прасковья Игнатьевна.
С 1988 года архив приобрел постоянную прописку в здании администрации сперва на 2-м этаже, впоследствии в связи с пополнением фондов на 1-м этаже.
В 2010 году Администрацией района под руководством Главы Б.Д.Шарастепанова, первого заместителя Главы Б.Д.Балданова) для архивного отдела было отреконструировано каменное здание, оснащенное по самым современным требованиям, предъявляемым к хранению документов и работе с гражданами общей площадью 150 м2, где размещен клиентский зал, архивохранилище, читальный зал, рабочий кабинет, кабинет для адаптации документов с помещением для приема, временного размещения, акклиматизации документов. Из бюджета района было выделено 1 300 000 рублей. Проведена работа по укреплению охранной и пожарной безопасности, из местного бюджета выделяются финансовые средства на приобретение стеллажей, архивных коробок, компьютерной техники. С 2012 года отдел имеет электронную почту и доступ к Интернет – ресурсам, имеет свою страницу на сайте Администрации.
В разные годы в архиве работали Клара Жамсаевна Иванова, Валентина Содномовна Пронтеева, Любовь Ажеева, которые внесли свою лепту в становление архивной службы. Значительный вклад в развитие архивного дела внесли Мандагаева Валентина Гончиковна, Сыренова Дарима Самбуевна, Жалсараева Клавдия Петровна, Мандагаева Евгения Баировна, Галина Шагжеевна Дыржинова.
Огромную, кропотливую работу проделала Л.Ж.Замбалова. В течение 10 лет она занималась сбором фотодокументов советского периода, подключая своих земляков, учащихся, учителей школ района. Презентация уникальных альбомов прошла 8 мая 2006 г.
С выходом Лидии Жалсараевны на заслуженный отдых архивным делом руководит Даши Цыренбазарович Шарастепанов, ветеран труда, засл.раб.культуры РБ, член Союза журналистов СССР и РФ, который способствовал отделению архива от ЗАГСа. Вместе с Галиной Шагжеевной подготовили тематический перечень серьезных информационных документов по разным вопросам. В связи с рассекречиванием архивных документов на открытое хранение были переведены фонды, не обладающие высокой степенью секретности.
Даши Цыренбазаровичем проделана огромная творческая и краеведческая работа – в 2008 году выпущена книга «Ока – годы и люди», куда вошло собрание очерков, статей написанных за последние 7 лет. Эта книга об истории и людях горной Оки, об основных этапах развития района от прошлых столетий до наших дней. Помощь в сборе архивных документов и материалов, относящихся к деятельности советских, партийных, сельскохозяйственных органов Окинского хошуна 20-30-х годов XX века оказали сотрудники Национального архива РБ С.Г.Аюшеева, Н.К.Сафонова, редактор газеты «АХА» Т.К.Самаева, литсотрудники П.В.Балданов, Н.Х.Папаев.
Согласно Распоряжения № 9 от 15.03.1995 г. образованы самостоятельные отделы – отдел ЗАГСа, которым руководит Шарастепанов Д.Ц. и архивный отдел, руководителем которого назначена Жужаева Энгельсина Алексеевна. Архивариусом хозрасчетной группы назначена Дыржинова Агафья Андреевна.
С приходом Э.А.Жужаевой архивное дело района заметно улучшилось, работа архивистов оживилась. По некоторым формам работы Э.А.Жужаева значительно опережает другие районные архивы. Скажем, только за один год Окинским архивом организовано 14 выставок различных документов, также Э.А.Жужаева опережает своих коллег и по количеству публикаций в печати.
В результате целенаправленной работы сформирована документальная база по истории района и архивного фонда Окинского района. В 1 фонде архива под наименованием «Окинский хошунный исполнительный комитет» хранятся документы с 1925 года.
В числе немногих по республике окинские архивисты с 1998 года начали новое для себя и района дело – прием документов личного происхождения. На сегодня в архиве 19 фондов личного происхождения. В этом направлении архив работает целенаправленно, ежегодно фонды архива пополняются документами личного происхождения ветеранов войны и труда. Земляки принесли в архив бесценные материалы: старые фотографии, вырезки из старых подшивок газет «Красные Саяны», «Малшан» (ранние названия местной газеты). Документы личного происхождения активно используются в выставочной работе, где демонстрируются подлинные, копийные материалы, печатные издания, музейные предметы, вещественные реликвии, что повышает зрелищность экспозиции, ибо выставки имеют огромное научное, познавательное и воспитательное значение для подрастающего поколения. По комплектованию документами личного происхождения архива, по использованию и пропаганде архивных документов наш архив занимает одно из ведущих мест в республике. В этом большая заслуга наших земляков, неравнодушных к истории своей семьи, в целом района.
В копилке архива имеются личные дела партийных работников, матерей – героинь, личная переписка (в черновом варианте) 1 секретаря Окинского РК КПСС Николая Бушханаевича Бужинаева по вопросам строительства автодороги Орлик – Монды с разными вышестоящими органами, подшивки газет «Саянская Новь», «Аха» за 1980-2016 гг., фотоальбомы Лидии Жалсараевны Замбаловой (старейшего архивиста), Соном Гомбоевича Дугарова (профессора, ученого), Цыбиковой Дари Шарлаевны (первой комсомолки Оки).
Архив сотрудничает с организациями, учреждениями, предприятиями района, в первую очередь, с учреждениями образования, культуры – это музеи школ района, библиотеками, редакцией газеты «АХА», населением.
В последнее время наблюдается значительное увеличение объема потока фотоинформации. Сегодня в фондах архива хранятся более 700 фотодокументов, составляющих фотолетопись Окинского района 1930-90-х гг. и до наших дней. В фотодокументах запечатлены самые разнообразные моменты событий, явлений и фактов из жизни нашего района. Особое место в архиве занимает коллекция фотодокументов военного и послевоенного периода участников Великой Отечественной войны. Поиск и сбор фотодокументов участников войны продолжается.
Архивисты для пропаганды документов и для поднятия статуса архива выбрали одну из распространенных форм использования документов – проведение выставок. Тематика разнообразная: об установлении Советской власти, коллективизация, политические репрессии, об истории Окинских сойот, народное образование, медицина, культура, сельское хозяйство, по документам личного происхождения. Такая форма работы по использованию архивных документов является своеобразной рекламной акцией, содействующей пополнению фондов, приему в фонд личного происхождения от жителей района.
Проведена большая исследовательская работа по делам репрессированных, в результате которой дела лиц, пострадавших от политических репрессий включены в фонд № 2 – Администрация Окинского района, обработаны и прошли Экспертно-проверочную комиссию Управления по делам архивов РБ.
На 01.01.2019 в архивном фонде Окинского района числится 82 фонда, 13929 ед.хр., в т.ч. 60 фондов – 13343 ед.хр управленческой документации, из них 3 фонда по личному составу ликвидированных колхозов, организаций и учреждений района, 19 фондов личного происхождения -241 ед.хр.
В списке организаций-источников комплектования архива числится 21 организаций и учреждений государственной, федеральной, республиканской, муниципальной собственностей.
Большое значение архивисты придают исполнению социально-правовых и тематических запросов граждан и организаций. Количество запросов с каждым годом увеличивается. Характер разнообразен: подтверждение стажа работы, размер заработной платы при оформлении и перерасчете пенсий, предоставление копий, выписки распоряжений и постановлений о выделении в пользование сенокосных участков, об отводе земельного участка, награждение орденами и медалями и т.д.
Запросы социально-правового характера поступают их районных ПФ нашей республики, Иркутской, Читинской областей, от жителей регионов России, а также из стран ближнего зарубежья Украины, Республики Беларусь, Башкортостана. Также недавно обратился гражданин, проживающий в Америке по поводу личных данных своего дедушки, одного из руководителей района в 40-е годы.
В основном запросы исполняются с положительным результатом, и, это говорит о том, сохранность документов по личному составу неплохая. В год исполняется 300-400 запросов социально-правового и тематического характера.
Ведется подготовка статей на основе архивных материалов, проводятся экскурсии для школьников и воспитанников детских садов. В читальном зале архива, РКДЦ экспонируются выставки.
На сегодня подготовлена информация для стенда администрации «Руководители района» на основе личных дел первых секретарей и председателей Совета депутатов района, информация по землякам-орденоносцам, награжденным за ударный труд, и Почетным гражданам района.
Также планируется издание 2 тома Книги Памяти тружеников тыла, не вошедших в 1 том Книги Памяти.
К юбилею Великой Победы ведется сбор документальных материалов (газетные статьи, очерки, документов личного происхождения, фотографии) участников ВОВ для издания сборника об участниках ВОВ «Чтобы помнили…». А также планируется изготовление стенда в Парке Победы с использованием фотографий участников ВОВ.
Планируется внедрение в практику Интернет-выставок, создание электронного фонда пользования на уникальные и особо ценные документы, создание электронных баз данных «Недвижимость» по решениям, распоряжениям и постановлениям районного Совета депутатов, исполкома, местного самоуправления и администрации МО об отводе земли под строительство, о выделении жилой площади и т.п. База данных о составе и содержании документов по личному составу. Планируется продвижение инф. о деятельности арх. отдела в сети Интернет, усовершенствование страницы Отдела на сайте МО «Окинский район».
Архив принимает участие в различных Республиканских конкурсах «История архивной службы» (1 место), «История моей фотографии» (2 место). С целью повышения профессионального уровня и эффективности деятельности архивных отделов МО РБ проводится конкурс на «Лучший архив МО РБ». По итогам участия в этом конкурсе архив на протяжении 4 последних лет занимал 1 и 2 места.
В своей многоплановой работе архив опирается на поддержку местной администрации. Сегодня работу архивного отдела обеспечивает три сотрудника.
От имени архивистов Окинского района выражаем благодарность руководителям района в лице главы МО Мадасова М.В., председателя райСовета депутатов МО «Окинский район» М.Ж-Н.Ошорова и всех руководителей за понимание государственного значения архивного дела, всемерное содействие его укреплению.
Архивисты стараются использовать свой потенциал в полной мере и стать живым творческим, научно-культурным центром Орлика, в целом Окинского района.
Как сказал «Бонч-Бруевич «Всегда необходимо помнить, что уничтоженное не восстановить, а будущие поколения будут крайне благодарны нам, современникам…если мы приложим все силы, чтобы сохранить архивы и документы не только нашей эпохи, но и предыдущих поколений, наследниками которых волею судеб, мы являемся».